Cómo hacer una factura siendo autónomo

Una factura bien hecha te evita problemas con Hacienda y con tus clientes. Estos son los datos que debe incluir, cómo se calculan los impuestos y los fallos más habituales.

Datos obligatorios de una factura

Según el Reglamento de facturación, una factura completa debe incluir:

• Número de factura y, si usas varias, la serie. La numeración debe ser correlativa, sin saltos.
• Fecha de expedición y, si es distinta, la fecha en que hiciste el trabajo o la venta.
• Tu nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio.
• Nombre o razón social del cliente, su NIF y su domicilio.
• Descripción de los productos o servicios, con el precio unitario sin impuestos y cualquier descuento.
• Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota de IVA.
• Si corresponde, el porcentaje y el importe de la retención de IRPF.
• Importe total de la factura.

Si una operación está exenta de IVA, la factura debe indicar el motivo, por ejemplo citando el artículo de la ley que lo justifica.

Cómo se calculan los importes

Parte siempre de la base imponible, que es el precio de tu trabajo sin impuestos. Sobre ella se calcula el IVA, que se suma, y la retención de IRPF, que se resta. Por ejemplo, para un servicio de 1.000 € a una empresa con IVA del 21 % e IRPF del 15 %:

Puedes hacer estas cuentas con cualquier importe en nuestra calculadora de IVA e IRPF, que también te dice qué base poner si sabes cuánto quieres cobrar.

Cuándo se aplica la retención de IRPF

Solo cuando realizas una actividad profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo. A los particulares no se les aplica retención. El tipo general es del 15 %, y los nuevos autónomos pueden aplicar el 7 % durante el año de alta y los dos siguientes. Muchas actividades empresariales, como el comercio, no llevan retención.

Errores frecuentes

• Saltarse números o repetirlos en la numeración.
• Calcular el IRPF sobre el total con IVA en vez de sobre la base.
• Olvidar el NIF del cliente cuando es una empresa o un autónomo.
• Aplicar retención a particulares o a actividades que no la llevan.
• No guardar copia de las facturas: debes conservarlas durante al menos cuatro años.

Facturación electrónica

La normativa española está introduciendo de forma progresiva la factura electrónica entre empresas y los sistemas de facturación verificables (conocidos como Verifactu). Los plazos de obligatoriedad se han ido modificando, así que consulta las fechas actualizadas en la web de la Agencia Tributaria antes de elegir un programa de facturación.

Esta guía es informativa. Para tu caso concreto, consulta con una gestoría o con la Agencia Tributaria.